16 november 2023
Vacature directiesecretaris (24 - 32 uur per week)
Ben jij op zoek naar een zelfstandige en afwisselende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie? Wij zoeken een directiesecretaris die de directeur - bestuurder, manager Bedrijfsvoering en de Raad van Toezicht ondersteunt bij het besluitvormingsproces op secretarieel en administratief gebied. Je speelt een belangrijke rol spelen bij het organiseren van het bestuur en de besluitvorming binnen de organisatie.
Over ons
Cliëntenbelang Amsterdam is een onafhankelijke organisatie met een duidelijk doel: de kwaliteit van leven verbeteren van mensen met een psychische, lichamelijke of verstandelijke beperking, een chronische ziekte, kwetsbare ouderen en mantelzorgers.
Wij behartigen hun belangen op het gebied van zorg, welzijn, wonen, toegankelijkheid, vervoer, werk en inkomen. De cliënt staat hierbij centraal. Meer informatie over de missie van Cliëntenbelang Amsterdam is te vinden op onze website.
Profiel van de functie
- Als directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur - bestuurder en zorg je voor een efficiënte en effectieve voortgang van zaken rond de taken van de directeur-bestuurder en de organisatie als geheel.
- Je hebt te maken met stukken van vertrouwelijke aard en daarom dien jij je te houden aan de geheimhoudingsplicht inzake gegevens van cliënten en het bedrijf.
- Je bent verantwoordelijk voor een aantal zaken die de vereniging aangaan, zoals het maken van de jaarplanning, coördinatie van het jaarplan en jaarverslag en de organisatie van de Algemene Ledenvergadering. Dit doe je samen met de manager evenementen en office manager (kantoorcoördinator).
- Voor een aantal reguliere overleggen - de vergaderingen van de Raad van Toezicht, het Achterbanoverleg en de Algemene Ledenvergaderingen - vervul je de functie van secretaris.
- Je biedt de manager bedrijfsvoering secretariële ondersteuning en je bent sparringpartner.
- Tevens ondersteun je als secretaris de leden van de Raad van Toezicht.
- Je neemt als volwaardig lid plaats in het MT en ondersteunt het MT bij het uitzetten en bewaken van acties.
Wat ga je doen?
- Je bewerkt en verwerkt zakelijke correspondentie en stelt deze op.
- Je regelt het mailverkeer van en presentaties voor de directeur - bestuurder.
- Je documenteert en archiveert relevante documenten voor de directie en RvT.
- Je organiseert en notuleert bij vergaderingen en bijeenkomsten van de directie, het MT en de RvT.
- Je bewaakt de uitvoering van genomen besluiten en draagt zorg voor de kennisgeving hiervan aan derden.
- Je plant, agendeert en coördineert afspraken van de directeur - bestuurder en manager bedrijfsvoering en attendeert hen op nakoming hiervan.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de directeur-bestuurder en beantwoordt deze vragen.
- Je coördineert informatiestromen - soms van vertrouwelijke en gevoelige aard - en informeert belanghebbenden, zowel intern als extern.
- Je bent vervanger voor urgente personeelsadministratie bij afwezigheid van de manager HRM.
- Je bent bereid andere voorkomende werkzaamheden te verrichten, zoals dat in een kleinere organisatie voorkomt.
- Eventueel fungeer je als Functionaris Gegevensbescherming (bespreekbaar, afhankelijk van kennis en interesse).
Je achtergrond, kennis en ervaring
We zien graag dat je:
- Minimaal beschikt over een een (aantoonbaar) HBO werk- en denkniveau.
- Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Bestuurlijke ervaring hebt.
- De Nederlandse taal uitstekend beheerst woord en geschrift.
- In staat bent om op alle niveaus te communiceren.
- Een flexibele en dienstverlenende houding hebt.
- Beschikt over organisatietalent.
- Kennis hebt van automatiseringspakketten, onder andere van Word, Excel, PowerPoint en Exact).
- Affiniteit hebt met onze doelgroepen en de branche.
Ons aanbod
- Het betreft een boeiende en veelzijdige functie voor 28 - 32 uur per week binnen een maatschappelijk relevante organisatie met enthousiaste collega’s en ervaringsdeskundigen.
- Werktijden en -dagen stellen we in overleg vast.
- Wij bieden een tijdelijk dienstverband van 1 jaar; in principe Zetten we dit na een jaar om in een contract voor onbepaalde tijd.
- Cliëntenbelang Amsterdam volgt de cao Sociaal Werk. Dit betekent ondere andere een eindejaarsuitkering, een bijdrage in de zorgverzekering en geld omzetten in verlof of andersom.
- Deze functie is ingedeeld in schaal 9 (maximaal € 4.756,-- per maand fulltime).
- De standplaats is Amsterdam.
- Hybride werken is mogelijk.
Heb je interesse?
Stuur dan je CV met motivatie vóór 15 december naar sollicitaties@clientenbelangamsterdam.nl. Voor meer informatie kun je contact opnemen met René Cramm (manager bedrijfsvoering) op (020) 75 25 100.
Inclusieve werkgever
Cliëntenbelang streeft ernaar om een inclusieve werkgever te zijn voor haar medewerkers. We zien de meerwaarde van diversiteit en waarderen verschillen. Bij Cliëntenbelang komen alle medewerkers tot hun recht. We creëren gelijke kansen voor alle sollicitanten en nodigen daarom ook talenten met een afstand tot de arbeidsmarkt uit om te solliciteren.
Wij zoeken graag zelf onze nieuwe collega. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij dan ook niet op prijs.